JAPANOMARS Privacy Policy

JAPANOMARS (operated by ThePOD Inc.; "we", "us", or "our") is committed to protecting the personal information of our business partners and their representatives. This Privacy Policy (the "Policy") explains what personal information we collect, how we use it, and the rights you have in relation to it.

This Policy applies to personal information collected in connection with our wholesale business activities, including via our website (japanomars.com), our wholesale agreement process, and related communications.

1. Data Controller

ThePOD Inc. (operating as JAPANOMARS)

Website: japanomars.com

For any questions regarding this Policy, please contact us via the contact information available on our website.

2. Personal Information We Collect

We collect the following categories of personal information:

1. Contact information: Name, job title, and email address of representatives and contact persons at buyer companies.
2. Company information: Company name and brand name. Note that company-level information is not personal information in itself, but may be associated with individual contact details.
3. Transaction data: Order history, Purchase Order details, payment records, and correspondence related to our wholesale transactions.
4. Communication records: Emails and other communications exchanged in connection with our business relationship.
5. Website usage data: When you visit japanomars.com, we may collect technical data such as IP address, browser type, and pages visited, via cookies and similar technologies (see Section 8).

We do not collect sensitive personal information such as health data, financial account credentials, or racial or ethnic origin.

3. How We Use Your Personal Information

We use personal information for the following purposes:

1. To execute and manage the wholesale agreement, including processing orders, arranging delivery, and handling payments.
2. To provide branding support services where applicable under the agreement.
3. To communicate with you regarding orders, updates, contract renewals, and other matters relating to our business relationship.
4. To comply with legal and regulatory obligations.
5. To protect the legitimate interests of both parties, including the prevention of fraud and the resolution of disputes.

4. Lawful Basis for Processing

For individuals located in the European Economic Area (EEA) or the United Kingdom, we process personal information on the following lawful bases:

1. Contract performance: Processing necessary to perform the wholesale agreement.
2. Legal obligation: Processing necessary to comply with applicable laws.
3. Legitimate interests: Processing necessary for our legitimate business interests, where those interests are not overridden by your rights and interests.

5. Sharing with Third Parties

We share personal information with third parties only where necessary, and as follows:

1. Service providers: Logistics and shipping partners, e-signature service providers (including Box Inc. / BoxSign), and financial institutions involved in payment processing. These service providers are permitted to use your personal information only as necessary to provide services to us.
2. Legal requirements: Where required by law, court order, or order of a governmental authority.
3. Business transfers: In the event of a merger, acquisition, or sale of our business, personal information may be transferred to the relevant successor entity.

We do not sell or rent personal information to third parties for marketing purposes.

6. International Data Transfers

Our business is operated from Japan. Personal information you provide may be transferred to and processed in Japan. Japan has received an adequacy decision from the European Commission (effective 2019), meaning that transfers of personal data from the EEA to Japan are recognized as providing an adequate level of data protection.

Where personal information is transferred to third-party service providers located outside Japan, we take appropriate measures to ensure adequate protection in accordance with the Act on the Protection of Personal Information (APPI) and applicable international standards.

7. Retention

We retain personal information for as long as necessary to fulfill the purposes described in this Policy, including for the duration of the wholesale agreement and for a reasonable period thereafter — generally up to five years — in order to comply with legal obligations and to resolve any disputes that may arise.

8. Cookies and Website Analytics

Our website (japanomars.com) is hosted on Webflow and may use cookies and similar tracking technologies for website functionality and basic analytics purposes. You may control cookie settings through your browser. We do not conduct behavioural advertising or track visitors across third-party websites.

9. Security

We implement appropriate technical and organizational measures to protect personal information against unauthorized access, loss, alteration, or disclosure. However, no method of transmission over the internet is completely secure, and we cannot guarantee absolute security.

10. Your Rights

Depending on your location, you may have the following rights regarding your personal information:

1. Access: Request confirmation of whether we hold your personal information and obtain a copy.
2. Correction: Request correction of inaccurate or incomplete personal information.
3. Deletion: Request erasure of personal information, subject to applicable legal requirements.
4. Restriction / Objection: Request restriction of processing, or object to processing carried out on the basis of legitimate interests.
5. Data portability: Where processing is based on consent or contract and carried out automatically, request that your personal information be provided in a structured, machine-readable format.
6. Complaints: You have the right to lodge a complaint with the relevant data protection authority in your country.

To exercise any of these rights, please contact us via the contact information on our website.

11. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any material changes by posting the updated Policy on our website and, where appropriate, by contacting you directly.

12. Contact Us

For questions, requests, or concerns regarding this Privacy Policy or the handling of your personal information, please use the contact form or email address provided on our website (japanomars.com).

JAPANOMARS / ThePOD Inc.

First edition: July 2026

JAPANOMARS プライバシーポリシー

JAPANOMARS（運営：ThePOD株式会社。以下「当社」といいます。）は、取引先の皆さまおよびその担当者の個人情報の保護を重要な責務と捉え、適切に取り扱います。本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）は、当社が収集する個人情報の種類、利用方法、ならびに皆さまの権利について説明するものです。

本ポリシーは、当社のウェブサイト（japanomars.com）の利用、卸売契約手続き、およびこれらに関連するコミュニケーションを通じて収集する個人情報に適用されます。

第1条（個人情報の管理者）

ThePOD株式会社（JAPANOMARS として事業を運営）

ウェブサイト：japanomars.com

本ポリシーに関するお問い合わせは、当社ウェブサイトに記載の連絡先までご連絡ください。

第2条（収集する個人情報）

当社は、次のカテゴリの個人情報を収集します。

1. 連絡先情報： 買い手企業の担当者および連絡窓口担当者の氏名、役職、メールアドレス。
2. 企業情報： 会社名およびブランド名。企業情報自体は個人情報には該当しませんが、担当者情報と関連付けられることがあります。
3. 取引データ： 発注履歴、発注書の詳細、支払い記録、卸売取引に関連する往来文書。
4. コミュニケーション記録： 取引に関連して交わされたメールその他の連絡内容。
5. ウェブサイト利用データ： japanomars.comをご訪問いただく際に、クッキーおよびこれに類する技術により、IPアドレス、ブラウザの種類、閲覧ページ等の技術的情報を収集することがあります（第8条参照）。

当社は、健康データ、金融口座の認証情報、人種・民族等の要配慮個人情報は収集しません。

第3条（個人情報の利用目的）

当社は、収集した個人情報を次の目的で利用します。

1. 卸売契約の締結・管理（発注処理、配送手配、支払い処理を含みます。）。
2. 契約に基づき適用される場合のブランディング支援サービスの提供。
3. 発注内容、最新情報、契約更新その他取引関係に関する連絡。
4. 法令・規制上の義務の履行。
5. 不正防止および紛争解決を含む、両当事者の正当な利益の保護。

第4条（処理の法的根拠）

欧州経済領域（EEA）またはイギリスに在住の方については、当社は次の法的根拠に基づいて個人情報を処理します。

1. 契約の履行： 卸売契約の履行に必要な処理。
2. 法的義務： 適用法令の遵守に必要な処理。
3. 正当な利益： 皆さまの権利および利益を優先する場合を除き、当社の正当なビジネス上の利益のために必要な処理。

第5条（第三者への提供）

当社は、必要な範囲に限り、次の場合に個人情報を第三者と共有します。

1. 委託先事業者： 物流・配送業者、電子署名サービス提供事業者（Box Inc. / BoxSign等を含みます。）、支払い処理に関与する金融機関。これらの委託先は、当社へのサービス提供に必要な範囲においてのみ個人情報を利用できます。
2. 法令上の要請： 法令、裁判所命令または行政機関の命令により開示が求められる場合。
3. 事業の承継： 合併、買収または事業譲渡が生じた場合、個人情報は承継先事業者に移転されることがあります。

当社は、マーケティング目的で第三者に個人情報を販売または賃貸することはありません。

第6条（国際的な個人情報の移転）

当社は日本を拠点として事業を運営しています。皆さまが提供する個人情報は、日本に転送され処理されることがあります。日本は欧州委員会より2019年に十分性認定を受けており、EEAから日本への個人情報の移転には適切な保護水準が確保されていると認められています。

個人情報が日本国外に所在する委託先に移転される場合、当社は個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）および適用される国際基準に従い、適切な保護措置を講じます。

第7条（保存期間）

当社は、本ポリシーに定める目的を達成するために必要な期間、個人情報を保存します。具体的には、卸売契約の存続期間中およびその後の合理的な期間（原則として5年を上限とします。）、法令上の義務を履行し紛争を解決するために必要な範囲で保存します。

第8条（クッキーおよびウェブ解析）

当社のウェブサイト（japanomars.com）はWebflowを利用しており、ウェブサイトの機能提供および基本的な分析のためにクッキーおよびこれに類する技術を使用することがあります。クッキーの設定はブラウザから制御できます。当社は、行動ターゲティング広告や第三者サイトをまたぐ追跡は行っておりません。

第9条（安全管理措置）

当社は、個人情報への不正アクセス、紛失、改ざんまたは漏洩を防ぐために、適切な技術的・組織的措置を講じます。ただし、インターネット上のデータ送信の完全なセキュリティを保証することはできません。

第10条（皆さまの権利）

お客さまの所在地に応じて、個人情報に関する次の権利を有する場合があります。

1. 開示： 当社が保有する個人情報の確認および開示を求める権利。
2. 訂正： 不正確または不完全な個人情報の訂正を求める権利。
3. 削除： 適用法令の要件に従い、個人情報の消去を求める権利。
4. 処理の制限・異議申し立て： 処理の制限、または正当な利益に基づく処理への異議申し立てを求める権利。
5. データポータビリティ： 処理が同意または契約に基づき自動的に行われている場合に、個人情報を構造化された機械読取り可能な形式で提供するよう求める権利。
6. 苦情申し立て： お客さまの所在国の個人情報保護監督機関に苦情を申し立てる権利。

権利の行使については、当社ウェブサイトに記載の連絡先までご連絡ください。

第11条（本ポリシーの変更）

当社は、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの改訂版の掲載および必要に応じた直接の連絡により通知します。

第12条（お問い合わせ）

本ポリシーまたは個人情報の取扱いに関するご質問、ご請求またはご懸念がございましたら、当社ウェブサイト（japanomars.com）に記載のお問い合わせフォームまたはメールアドレスまでご連絡ください。

JAPANOMARS / ThePOD株式会社

2026年7月 初版制定